情况记录治理步伐
文件编号：EP-18-10
刊行日期：
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次：1.0
制订部分：行政部
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成
情况记录治理步伐 文件编号：EP-18-10 页
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申请号
版次 修订日期 修 订 内 容 修订者
/ 1.0 2012.01.10 初订 陈朝文
1 目的
创建公司种种情况记录的体例、签发、填写、审核和保管步伐，确保在需要时提供情况治理体系有效运行的证据。
2 适用范畴
适用于本公司情况治理体系运行有关记录的控制。
3 职责
3.1 行政部卖力记录的制定、编码、评审、修改、换版和分发。
3.2 各职能部分卖力本部分情况记录的体例、填写、收集、生存。
3.3 行政部卖力情况记录归档及凌驾生存期情况记录销毁的事情。
4 事情步伐
4.1 本公司情况记录内容 4.1.1 情况记录是情况治理体系连续运行的证据，其中包罗：
a 执法规矩及其它要求； b 情况因素和有关的情况影响记录； c 情况培训运动记录； d 情况目标、指标和治理方案记录； e 环保部分提供的情况监测数据； f 情况违章情况、事故、投诉和处理惩罚记录； g 文件控制记录； h 情况信息交换记录； i 供方和承包方信息记录； j 体系日常运行情况记录； k 情况审核和治理评审。
4.1.2 公司情况记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。
4.1.3 公司情况记录种类体例和审定和生存期限见《情况治理体系文件目录一览表》。
4.2 情况记录的分级治理原则 4.2.1 行政部卖力情况记录的编码、登记、确定归档范畴、生存期限、处理要领及需长期生存的情况记录和体系运行记录的治理。
4.2.2 各使用情况记录的部分卖力相关情况记录表式的体例、填写、收集、生存和治理。
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4.2.3 行政部卖力组织体例情况记录格式。
EMS 步伐文件
情况记录治理步伐 编 编 号 EP18 版本/ 版次 1/0 页 页 次 2/3 4.2.4 各部分凭据事情需要对新体例的情况表式草案，经本部分卖力人审核后报行政部汇总审定、编码，由治理者代表批准，行政部卖力登记和发放。
4.3 情况记录的标识和检索 4.3.1 凭据《文件控制步伐》，每一情况记录表式均应按规定有唯一的编号。
4.3.2 行政部体例《情况治理体系文件目录一览表》以便检索和治理，并将情况记录表式收集汇，原件生存在品管部以便查阅和使用。
4.4 情况记录表式的变动 情况记录表式变动时，部分卖力人及治理代表公司主管领导签批后，交行政部进行变动登记，须要时向各部分发放《文件修改记录》。
4.5 情况记录的治理 4.5.1 填写要求 a 情况记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简洁，手续完备，具有可追溯性； b 填写情况记录，必须使用玄色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用玄色单面复写纸。
4.5.2 情况记录的编目、贮存 a 各部分文件治理员每月底按类别收集整理情况记录，装订成册，并体例部分情况记录目录，予以生存； b 与情况体系有关的情况记录，各部分每年度末送行政部归档并登记在《情况治理体系记录一览表》上； c 情况记录，应有专人专柜生存，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等事情； d 采取其他媒介形式的情况记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失。
4.5.3 情况记录的生存期 归档的情况记录，其生存期按《情况治理体系文件记录一览表》中之规定执行。
4.6 情况记录的处理惩罚 4.6.1 已凌驾保管期且无查考代价的情况记录以销毁处理惩罚。
4.6.2 需作废的情况记录，由文件治理员填写《文件制定/修订/废止申请单》经部分卖力人、治理者代表审批后，由行政部卖力报废，并加盖“作废”章。
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相关文件
《文件控制步伐》
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情况记录
《情况治理体系记录一览表》 《文件制定/修定/废止申请单》
EMS 步伐文件
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情况治理体系文件记录一览表 序号 文件名称 生存期限
生存期限：三年
EFM-P18-10-01 EMS 情况治理体系文件 制定、修定、废止申请单 申请单位：
申请人：
原制定单位：
文件名称：
申请日期：
现行版本：
申请类别：□新制定 □修订 □废止 申请单位主管审核：
修改后版本：
新制定、修订前后或废止内容说明叙述：
各 部 门 会 签 部分：
签名：
日期：
总 经 理 核 示
部分：
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日期：
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文管中心会签：
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本单生效日期：
年
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日 保管期限：三年
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