文书档案管理规定

　文书档案管理规定

　一、归档范围 凡是本机关公务活动中办理完毕具有保存价值的各种公文材料均应归档，包括：

　1、中央、国家粮食局、省委、省政府、市委、市政府、省粮食局等上级机关来的文件、电传及其附件。

　2、市直各有关单位主送或抄送市局的文件和材料。

　3、以局党组、市粮食局和局办公室名义发的各种文件、材料的拟稿和正本。

　4、全局性的工作计划、工作总结，局机关编印发行的各类信息、简报和情况反映等。

　5、有关各种重要会议材料和局领导认为需保存的其它资料。

　二、归档要求 1、局机关各科室对需要归档的文件必须及时清理归档。

　2、局机关的档案实行集中管理，由办公室档案管理人员保管。对归档的文书档案材料，要做到分门别类，整理、组卷、规范保管。

　3、立好案卷，卷内文件应按时间、内容、顺序排列好，并编好序号，填写好卷内目录，案卷装订要整齐美观。

　三、档案利用 1、档案室的文件，主要供本局领导和机关工作人员需要时借阅。

　2、借阅各种档案资料，必须办理查、借阅登记手续，凡超越自身工作职责范围的业务档案，须经有关部门负责人批准，外单位借阅我局有关档案资料，必须持单位介绍信，并在介绍信上定明借阅内容、目的。

　3、借阅档案资料人员必须珍惜爱护档案资料，不得拆、卸、调换、污损；不得在文件上圈点划线、删改；不得失密、泄密和任意转借；不得私自翻印和摘录。

　四、档案保密 1、机关档案室属机要部门，档案人员要严格遵守保密制度，一般外来人员不得随便进入档案室。

　2、对确无保存价值和已到保管期的档案应进行登记造册，经批准后销毁，在销毁材料时，必须实行两人监销制度，并在销毁注册上签字，防止泄密。

　3、发现失密、泄密现象，应及时向上级报告，并采取补救措施，对严重失泄密事件要严肃处理。