XXXX大学公文处理实施细则

　XXXX 大学公文处理实施细则（试行）湘城院发〔2014〕61 号（2014 年 9 月 26 日）第一章 总 则第一条 为了适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14 号），结合我校的实际，制定本实施细则。第二条 本细则适用于我校各单位的公文处理工作。各单位涵盖学校各职能部门、群团组织和教辅单位、各二级学院、校属企业。第三条 XXXX 大学公文（以下简称“公文”），是学校党政实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达和贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。以学校名义印发的公文包括以学校党委、学校行政、学校纪委名义印发的公文。第四条 公文处理工作指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条 党政办公室主管学校公文处理工作，并负责对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第七条 学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，建立健全本单位公文管理制度，安排专人负责公文处理工作。第八条 本细则适用公文包括纸质公文与电子公文。电子公文指通过 XXXX 大学校园网络管理系统、依照合法程序进行报批及发布的公文。第二章 公文种类第九条 学校常用的公文种类主要有：（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）通告。运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。（七）报告。适用于向上级部门汇报工作，反映情况，回复上级部门的询问。（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章 公文格式第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可单独使用主办单位名称。以学校名义印发的上行文与下行文使用“单位名称+文件”的红色公文首页。除此以外，其他单位不得使用加“文件”二字的红色公文首页。以学校党委、学校行政、学校纪委名义印发的平行文，分别使用“中共 XXXX 大学委员会”、“XXXX 大学”、“XXXX 大学纪律检查委员会”的信函式红色公文首页。校内各单位均可使用印有单位全称的信函式红色公文首页。（五）发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。以学校党政名义印发的公文，由党政办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为“湘城院党”、“湘城院”，平行文为“湘城院函”，下行文为“湘城院党发”或“湘城院发”。以学校纪委名义印发的公文，由纪委办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为“湘城院党纪”，平行文为“湘城院党纪函”，下行文为“湘城院党纪发”。以校内各单位名义印发的公文，发文代字为本单位名称简写，原则上不多于四个字，不使用“湘城院”三字。（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或同类型单位统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。（十二）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。（十四）附注。需要说明的其他事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应当在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（2012 年 6 月 29 日发布）国家标准执行。第十二条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。第十五条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不得抄

　送下级单位。（二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级部门请示，应当由本单位提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文夹带请示事项。（四）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。（五）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。第十六条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级部门。（二）以学校名义下发的公文，涉及校内多个单位职权范围内的事务，相关单位之间应协商一致后方可行文。（三）上级部门给受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。第十七条 以学校名义下发的公文，可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。学校普发性公文，主送单位统称为：校属各单位。特定范围公文，可直接罗列具体主送单位；使用“各有关单位”的，应罗列主送单位全称、规范化简称或同类型单位统称，置于公文版记处。第十八条 不相隶属单位之间行文，应遵循以下原则：（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。（三）校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。属于各单位职权范围内的工作，不得联合行文。（四）在各自职权范围内，党群各机关部门可向各二级党总支等单位行平行文，校机关各部、处、室可向各二级学院、校属企业等单位行平行文，文种可为函、通知、通报、纪要等，不应使用决定、决议、批复等下行文。（五）各二级单位如需以公文形式向学校党政部门提交审批事项、商洽工作、询问和答复问题，应使用函的形式；向学校领导、校级工作委员会或工作领导小组请示、报告工作时，应使用请示、报告等上行文形式。第十九条 除党政办公室、纪委办公室，校内其他单位原则上不得对校外单位正式行文。独立法人单位除外。第五章 公文拟制第二十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第二十二条 公文起草应遵循以下基本原则：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位的意见，力求达成一致。（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。第二十三条 公文草拟单位应注意以下事项：（一）各单位需以学校名义行文时，主办单位草拟公文后应填写“XXXX 大学发文笺”。各单位向学校领导、校级工作委员会或工作小组请示或报告工作，主办单位草拟公文后应填写“XXXX 大学公文呈批表”。

　（二）各单位上报公文，均须在发文笺或公文呈批表上由本单位负责人签署意见（加盖公章），并请相关单位会签后，连同规范版式的公文正文、附件，统一送党政办公室或纪委办公室流转与呈报校领导，不宜直接送校领导个人。（三）呈报校领导的请示，原则上主送一位分管校领导，如有特殊情况，需请多位校领导阅批，应根据相关性原则将同一文件先后呈报，严禁一文同时分送。（四）有明确主管单位的事项，需先送主管单位会签意见，再报校领导。有明确副职校领导分管的事项，如需报送主要校领导，应先送分管校领导签署意见。（五）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。“特急”件应提前一个工作日、“加急”件应提前二个工作日送达党政办公室或纪委办公室。（六）公文中的人名、地名、数字、引文必须准确。引用已发布公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。引用日期应当写明具体的年、月、日。（七）公文中使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（八）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十）应当使用国家法定计量单位。（十一）应注明公文公开属性，类别包括：主动公开、依申请公开、不予公开。以公开为原则，不公开为例外。（十二）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。第二十四条 各单位向学校或校内同级单位正式行文，应由本单位办公室统一处理，指定专人对公文草拟规范进行初核。第二十五条 以学校名义印发的公文，呈校领导签发前，根据文件内容，由党政办公室或纪委办公室负责审核。重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否与现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第二十六条 以学校名义印发的公文，根据分管原则由校领导签发。重要公文和上行文一般由主要校领导签发。第二十七条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。第六章 公文办理第二十八条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十九条 收文办理主要程序：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。呈报校领导的公文分别由党政办公室、纪委办公室指定专人负责统一签收管理。（二）登记。对收到公文进行合理分类，并作登记。对公文的主要信息和流转、办理情况应有详细记录。（三）初审。登记后，拟以学校名义印发的公文，提交党政办公室或纪委办公室负责人进行初审。呈报学校的请示或报告由秘书送校领导阅批。经初审不符合规定的公文，由党政办公室、纪委办公室负责人提出意见后，及时退回来文单位并说明理由。（四）承办。由上级部门或其他校外不相隶属单位发送学校的公文。由党政办公室、纪

　委办公室负责人根据公文内容和分管原则批报学校领导批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，学校领导应当指明主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时处理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要，党政办公室、纪委办公室要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（六）催办。党政办公室、纪委办公室要及时了解掌握公文的办理进展情...