关于规范学院公文发文程序的通知
各处室、系部：
为进一步规范学院发文程序，提高发文质量，确保发文工作的规范化、制度化，根据上级有关规定，结合我院实际，现将有关事项通知如下：
一、拟稿。按照公文的基本格式，由涉及业务的相关处室拟定初稿，严把质量关。
二、核稿。文稿拟好以后，主办处室负责人对文件的内容进行初审签字，办公室文核人员依据公文的基本要求，对文稿的格式、内容等进行全面的审核。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等，并由办公室核稿人员在发文稿审批单“核稿”栏签名，核稿人员要严格控制发文数量，凡能通过口头形式解决或处理的事项，不发文件；1 年内一般不就同一事项发两次以上文件；未提出具体贯彻意见，只是照抄或转发上级文件的，一般不予发文。
三、会签。涉及到其他相关部门的文件，文稿要事先与有关部门会签，核稿或会签后送分管领导审阅。
四、签发。经核稿、分管领导审阅后的文稿，由拟稿人送院长（书记）审阅并签发。
五、编号。文稿经院长（书记）签发后，要到办公室《发文登记簿》上进行登记，统一编号，并根据发放部门数量确
定缮印数量。
六、校对。经过院长（书记）签发后的文稿由办公室机要人员进行排版，形成正式文件。拟稿人负责校对工作，在印制前以公文定稿为基准，仔细校对，把住文件制发的最后一关。
七、缮印。拟稿人负责对经领导签发后的文稿进行印制，并做到：
（一）必须以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发领导批准。
（二）严格按公文格式进行排版，做到版面清晰、美观。
（三）注意保密，文印人员不得让无关人员随便翻阅文稿。对印制的底稿、废页应管理好，防止泄密。
八、用印。在制成的公文上加盖学院印章。用印要端正、清晰、位置恰当，“上不压正文，下要骑年盖月”。
九、分发。由拟稿人负责公文分发，保证公文发放不出差错。
十、归挡。这是发文处理工作最后一道工序，按正式公文在上、草稿在下的顺序收集装订起来，连同电子文档一并交到办公室进行整理归档。
党政办公室 二〇一四年十二月十日
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