行政公文写作
第二章
行政公文写作 教案 (秦蓁整理)
【教学目标】
学生能阅读、评鉴一篇公文，能对具体的公文就观点、材料、结构、格式、语言等方面加以分析评鉴。
学生能修改常用行政公文的内容、格式和语言。
学生能熟练写出符合国家政策法令、观点正确、内容充实、结构合理、层次分明、表达清晰、语言得体、标点正确的各类常用行政公文。
【教学重点】
重点掌握行政公文的格式和行文规则;常用行政公文的结构写法和要求。
掌握行政公文的概念、特点、分类;13 类行政公文的适用范围 。
第一节 行政公文概述
【情景导入】
曹操颁布中国第一条禁酒令
【教学内容】
一、行政公文的性质和分类
(一)行政公文的性质
行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
(二)行政公文的文种
行政机关的公文种类主要有 13 种，它们分别是:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(三) 行政公文的分类
1. 根据公文的来源和去向来分
(1)收文 (2)发文
2. 根据公文所体现的行文关系来分
(1)上行文 (2)平行文 (3)下行文
3.根据公文的秘密程度来分
(1)密件(包括:绝密件、机密件、秘密件)。
(2)非密件(也称平件、普通文件)。
4.根据办文的时限要求区分
(1)限时文件(包括特急件、急件)。
(2)非限时文件(也称平件、普通文件)。
二、行政公文的功能
(一)领导和指导作用
(二)规范和准绳作用
(三)宣传和教育作用
(四)联系和知照作用
(五)依据和凭证作用
三、行政公文的特征
(一)法定性
(二)权威性
(三)实用性
(四)规范性
一是文种的规范。
二是公文格式的规范。
三是行文规则的规范。
四是公文办理的规范。
(五)时效性
第二节 行政公文的格式
【情景导入】
为避处罚出险招 伪造公文被识破
【教学内容】
公文的一般格式可分为三大部分，即眉头(文头)、主体(行文)和版记(文尾)部分。
一、眉首
行政公文文首部分俗称“文头”、“版头”，因是用红色套印，故又被称为“红头文件”。主要包括公文份号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等。
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(一)份号
份号，是一份文件在该文总印数中的顺序编号，用 7 位数阿拉伯数码标识在文件首页左上角。一般涉密公文都要求标上份号，一般件不印份号。
(二)秘密等级和保密期限
秘密等级简称密级，一般分为绝密、机密、秘密三个等级，一般用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级各保密期限之间用“?”隔开(如机密?5 年)。
(三)紧急程度
公文的紧急程度指公文内容涉及的时间缓急程度，有“特急”和“急件”两种。如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。
(四)发文机关标识
发文机关标识又称文件名称，一般由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。联合行文时应使用主办机关名称在前，上下居中排布。
(五)发文字号
发文字号是指公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。几个机关联合行文，只需要注明主办机关的发文字号即可。
发文字号位于发文机关标识的下方，下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即 1 不编为 001)，不加“第”字。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
(六)签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空 1 字，用 2 号楷体字标识签发人姓名。联合行文的所有单位批准该文发出的负责人都要签名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1行，其他签发人姓名从第 2 行起，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为 4mm。
(七)文头横线
文头横线俗称红色反线，距发文字号要有 4mm 的距离。党内文件需在横线中间印上一颗实心红色五角星。
二、主体(行文)格式
主体，是指公文的行文部分。它包括公文标题、主送机关、正文、附件、公文生效标识、成文日期和附注七部分组成。
(一) 公文标题
公文标题是在红色反线之下。通常由发文机关名称、事由和文种三部分构成。有时也可以省略其中的一个或两个部分。事由即办理公文的主要事项，通常用“关于”组成介宾结构。
标题一般位于红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居 中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
(二) 主送机关
主送机关，是公文的受理机关，俗称“抬头”或“上款”。位于标题下空 1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格。
(三) 正文
行政公文的正文是公文中最重要的部分，用以表达公文的具体事项和要求。公文的正文在主送机关名称下一行，每段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。
正文部分通常可以分为事由、事项和结尾三部分。
(四) 附件
附件是指和公文正文相关的附属材料。在正文之后，起说明、注释、补充的作用。公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。
(五) 成文时间
成文时间指公文经签发后发出生效的时间。用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”。成文时间一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置。
(六) 公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式，它包括发文机关印章或签署人姓名。印章的加盖有以下几种情况:
1(单一行文的印章
成文时间右空 4 字;加盖印章应上距正文 2mm,4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
2(联合行文的印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。
当联合行文需加盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多 3 个印章，均居中排布;在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。
3(特殊情况说明
公文除“会议纪要”和以电报形式发出外，均要加盖公章。
(七) 附注
附注是公文需要说明和注意的其他事项。公文如有附注，用 3 号仿宋体字， 居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。
三、文尾(版记)格式
版记包含:主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线。
(一) 主题词
主题词通常由标明公文主要内容的名词或名词性词组组成。一份文件的主题词除类别词外最多不超过五个。“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用 3 号小标宋体字;词目之间空一字，词与词之间不加标点。
(二)抄送机关
公文的抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。公文如有抄送，在主题词下 1 行;左空一字用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。注意，不能抄送给个人。
(三)印发机关和印发时间
印发机关一般是直属上级领导的办公部门或文秘部门，印发机关位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 1 行位置;用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
(四)版记中的反线
版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
【范文赏析】详见教材。
第三节 行政公文的行文制度
【情景导入】
历史上的行文制度，以刘勰《文心雕龙》为例。
【教学内容】
行文制度是指公务文书在运行传递中应遵循的有关制度，这些制度主要包括:行文方向、行文方式和行文规则等。
一、行政公文的行文方向
公文的行文方向，有四种类型:
(一)上行文 (二)平行文 (三)下行文 (四) 广行文
二、行政公文的行文方式
公文的行文方式，是指由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。
(一)按受文机关或行文对象的范围分类
1(逐级行文
2(越级行文
3(多级行文
4(普发行文
5(通行行文
(二)按发文机关的个数分类
1(单独行文。只有一个机关署名发出的公文。
2(联合行文。由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。
(三)按行文对象的主次分类
1(主送。发文机关对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。
2(抄送。发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。
三、行政公文的行文规则
(一)注重实效原则
(二)确定性原则
(三)权限性原则
(四)主抄送原则
1(主送原则
主送是指将公文送达主要执行机关的公文行为。一般上行公文和平行公文的主送机关只有一个。下行公文的主送机关可以有多个，但必须是直属的下级机关。
一般情况下，主送机关应该是某一机关，而不应该是机关负责人，除非上级机关负责人直接交办。
2(抄送原则
抄送是指将公文抄送给与公文执行相关的机关的公文行为。抄送的基本原则是:
(1) 越级行文应抄送越过的机关。
(2) 向下级机关的重要行文，应抄送直接的上级机关。
(3) 受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关。
(4)“请示”如需要，可抄送除下级机关外的其他机关。
(五)协商一致规则
(六)联合行文规则
联合行文时应遵循以下原则:
1(同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。
2(政府与同级党委可以联合行文;政府与同级的军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。
3(政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。
(七)请示的原则
1(一般不得越级请示。
2(请示一般只写一个主送机关。
3(请示应当一事一文。
4(请示不得同时抄送下级机关 。
(八)报告的原则
1(一般不得越级报告。
2(报告中不得夹带请示。
(九)公开发表的原则
(十)一般不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告 【范文赏析】详见教材。
第四节 常用行政公文的写作
【情景导入】
功夫在诗外
【教学内容】
一、 通知
(一)通知的概念
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项，任免干部，发布规章。
(二)通知的种类
根据通知的作用和适用范围，可以将其分为以下五种:
1(批转、转发、印发性通知
用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布行政法规、规章等。
2.知照性通知
告知下级机关或有关单位周知某些事项的通知。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。
3.布置工作通知
用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作、交待任务、做出安排;同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
4(任免通知
用于人事任免与变动的通知。
5.会议通知
告之有关单位及个人参加会议的通知。
(三)通知的特点
1(适用范围的广泛性
2(行文方向与功用的不确定性
3(知照事项的时效性
(四)通知的结构和内容
通知在种类上分成五类，下面分别介绍其写法。
1(批转、转发、印发性通知
(1)标题
“批转”的标题一般由发文机关、批转公文标题和文种组成。如《国务院批转国家药品监督管理局关于药品监督管理体制改革方案的通知》。
“转发”指转发上级机关和不相隶属机关的公文，其标题一般为:发文机关+“转发”+原件标题+文种。如《国务院办公厅转发农业部等部门关于稳定基层农业技术推广体系的意见的通知》。
(2)主送机关
主送机关即受文对象，根据实际情况，可以是一个或几个。普发性的可省去主送单位。
(3)正文
正文应该把握四点:
第一，一定要写明原发文机关和原件名称，内容重要的还需要写明原件发文字号。
第二，写明所印发、批转、转发文件的目的和意义。
第三，对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等。
第四，最后写明发文日期。
(4)落款
如果在标题中已标明发文机关，落款时可以省略。
2(知照性通知
(1)标题
标题有三种情况
(1)发布机关，事由，文种，如《教育部关于开展普通高等学校教育评估 工作的通知》。
(2)事由，文种，如《关于进一步加强房价宏观调控的通知》。
(3)直接以文种“通知”为题。(注意:以文件形式下发的，不可用此种标题，内部张贴可用)
(2)主送机关
主送机关即受文对象，根据实际情况，可以是一个或几个。普发性的可省去主送单位。
(3)正文...
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